Henkilötietojen käsittely ja tietosuoja
Liitto lähettää kaksi kertaa vuodessa postitse kirjeen jäsenyhdistysten henkilöjäsenille. Olemme saaneet palautetta siitä, etteivät kaikki jäsenet ole saaneet tätä kirjettä. On siis hyvä kertoa, miten jäsenrekisterissämme olevia jäsentietoja käsitellään ja suojataan.
Henkilötietojen käsittely tarkoittaa esimerkiksi henkilötietojen keräämistä, säilyttämistä, käyttöä, siirtämistä ja luovuttamista. Tietojen käsittelyä varten tarvitsemme henkilön suostumuksen, joka annetaan yleensä täyttämällä jäsenhakulomake. Kun henkilö on antanut suostumuksen henkilötietojensa käsittelyn, niitä voidaan käsitellä vain niitä käyttötarkoituksia varten, joihin suostumus on annettu. Käyttötarkoitukset on kirjattava tietosuojaselosteeseen.
Liiton rekisterissä (KILTA-jäsenrekisteri) olevat henkilöjäsentiedot on kerätty jäsenyhdistyksiltä, joilla on myös vastuu siitä, että tarvittavat suostumukset saadaan. Yhdistyksellä olisi hyvä olla käytössä joko paperinen tai sähköinen jäsenhakulomake, jolla henkilö voi antaa suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn, markkinointiin jne.
Pari vuotta sitten liiton Kilta-jäsenrekisteri uusittiin ja tietosuojaa parannettiin. Siitä lähtien kaikilla uusilla jäsenillä on automaattisesti markkinointikielto. Kielto voidaan poistaa vain, kun yhdistys on saanut henkilöltä suostumuksen markkinointiin. Tämän automaattisen kiellon takia yhdistyksissä on paljon uusia jäseniä, jotka eivät saa liiton postia.
Meillä on vielä yhdistyksiä, joilla ei ole käytössä mitään liittymislomaketta puhumattakaan tietosuojaselosteesta. Sellaisten yhdistysten jäsentietoja emme voisi käsitellä ollenkaan. Nyt on aika laittaa asia kuntoon.
Tutustu hakulomakkeen malliin, käytä sellaisenaan tai tee muutoksia oman yhdistyksen tarpeiden mukaan. Kun otat yhdistyksesi käyttöön liiton KILTA-jäsenrekisterin, saat automaattisesti käyttöön myös sähköisen hakulomakkeen.
Jos sinulla on kysyttävää tai yhdistyksenne tarvitsee apua jäsenasioissa, ota yhteyttä Maie Puusaareen, maie.puusaar@mtkl.fi